150 h
économisées par an et par site sur la gestion des visites médicales
Vos enjeux RH · Externalisation médecine du travail
Externalisation des visites médicales :
la solution multisites pour les employeurs
Planification, convocations, relances SPSTI, contrôle des factures, reporting temps réel : Amploi prend en charge la gestion complète de vos visites médicales sur l'ensemble de vos sites. Entreprise adaptée agréée DREETS, nous vous garantissons la conformité tout en valorisant votre OETH.
Repères clés
Le résultat pour vos équipes RH
+90 %
de visites réalisées dans les délais légaux avec VigiScope
5/5
livrables couverts par la prestation (planning, SPSTI, GED, factures, reporting)
1 flux
un seul interlocuteur, une seule facturation et une seule plateforme
Pourquoi externaliser
Pourquoi externaliser la gestion des visites médicales ?
Sur une organisation multisites de 500 salariés et plus, la gestion interne des visites médicales devient ingérable : effectifs éparpillés, SPSTI multiples, échéances qui glissent, factures impossibles à contrôler.
Quatre douleurs reviennent systématiquement chez les DRH d'ETI. Elles expliquent pourquoi vos obligations légales en matière de visites médicales ne peuvent plus être tenues à la main.
1
Données éparpillées sur des dizaines de sites
Chaque site a son interlocuteur SPSTI, son tableur de suivi, sa boîte mail. La consolidation devient un projet en soi, et chaque déménagement RH efface la mémoire du dossier.
2
Retards et surfacturations SPSTI invisibles
Visites facturées non réalisées, doublons d'adhésion, cotisations sur effectifs sortis : sans rapprochement systématique facture / réalité terrain, les écarts s'accumulent silencieusement.
3
Turnover RH qui fragilise le suivi
Quand l'assistant RH référent quitte le site, l'historique part avec lui. Déléguer les visites médicales entreprise à un partenaire externalisé, c'est sanctuariser la continuité du suivi.
4
Non-conformité : sanctions civiles et pénales
Visite oubliée + accident du travail = faute inexcusable potentielle. La conformité visites médicales employeur n'est plus un sujet déclaratif annuel : c'est un flux continu à piloter.
Le chiffre qui parle
40 % des dossiers visites médicales sont incomplets au lancement
Une donnée qui illustre la réalité du terrain sur les ETI multisites : effectifs non synchronisés avec les SPSTI, justificatifs éparpillés, échéances dépassées sans visibilité. Déléguer visites médicales entreprise à un prestataire spécialisé, c'est d'abord remettre à zéro un compteur ingérable en interne.
Source : Leyton, Optimisation des visites médicales en entreprise.
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40 %
dossiers incomplets au lancement
Périmètre de service
Ce que couvre une prestation
d'externalisation de la gestion des visites médicales
L'externalisation de la gestion des visites médicales d'Amploi : c'est une prestation de gestion externalisée des visites médicales des salariés, bout-en-bout.
Des livrables fiables qui couvrent l'intégralité du flux, du déclenchement de la visite à la clôture comptable.
1
Planification et convocations
Calendrier maître de toutes vos échéances légales (embauche, périodique, reprise, mi-carrière), synchronisé avec votre SIRH. Alertes automatiques 30 / 15 / 7 jours avant chaque date butoir. Convocations envoyées au salarié et au manager. Zéro échéance manquée.
2
Relances et coordination SPSTI
Gestion centralisée de tous vos services de prévention et de santé au travail interentreprises (SPSTI), quel que soit leur nombre. Relances proactives en cas de retard, escalade automatique, gestion des reports de visite, suivi des aptitudes restrictives. Un point d'entrée unique pour toutes vos entités.
3
GED des avis d'aptitude
Gestion électronique des documents intégrée : tous vos avis d'aptitude, attestations et fiches médicales sont archivés, horodatés et traçables. Audit-ready à tout moment. Accès 24/7 pour la DRH centrale et délégué aux managers de site sur leur périmètre.
4
Contrôle et rapprochement des factures SPSTI
Chaque facture SPSTI est rapprochée des visites effectivement réalisées et des effectifs présents au moment du fait générateur. Détection des surfacturations, doublons et cotisations sur salariés sortis. En moyenne, 3 à 8 % d'écarts récupérables dès la première année.
5
Reporting et tableaux de bord temps réel
KPIs disponibles à tout moment : taux de conformité, taux de no-show, délais moyens, échéances à venir 30/60/90 jours. Vue consolidée groupe + drill-down par site. Exports PDF / Excel automatisés pour le CSE et les revues de direction.
✓
Le résultat pour vos équipes RH
Une seule plateforme, un seul interlocuteur, une seule facturation. Vos équipes RH récupèrent en moyenne 150 heures par an et par site, et un taux de conformité supérieur à 90 % dès le second semestre de mise en service.
Comment choisir
Comment choisir son prestataire d'externalisation ?
Cinq critères pour distinguer un prestataire généraliste d'un acteur EA agréé.
Prestataire généraliste vs Entreprise Adaptée agréée
Le tableau ci-dessous reprend les critères qui discriminent réellement les acteurs du marché.
Critère
Prestataire généraliste
Entreprise Adaptée agréée
Références multisites vérifiables
4000+ lieux de visites SPSTI
4000+ lieux de visites SPSTI
Variable selon l'acteur
✓ Capacité éprouvée sur grands comptes et ETI
Prestation de services
Souvent tableurs Excel ou outils tiers génériques
✓ VigiScope, basée sur une plateforme collaborative dédiée
Sécurité des données médicales
À vérifier au cas par cas
✓ Conformité RGPD, sécurisation des données et hébergement en France
Agrément Entreprise Adaptée (DREETS)
Non, pas de valorisation OETH
✓ Sous-traitance déductible : AGEFIPH / FIPHFP
Modèle de gouvernance contractuelle
Prestation standard, indicateurs limités
✓ Engagement de service (SLA), comité trimestriel
Critère
Références multisites vérifiables
4000+ lieux de visites SPSTI
4000+ lieux de visites SPSTI
Prestataire généraliste
Variable selon l'acteur
Entreprise Adaptée agréée
✓ Capacité éprouvée sur grands comptes et ETI
Critère
Prestation de services
Prestataire généraliste
Souvent tableurs Excel ou outils tiers génériques
Entreprise Adaptée agréée
✓ VigiScope, basée sur une plateforme collaborative dédiée
Critère
Sécurité des données médicales
Prestataire généraliste
À vérifier au cas par cas
Entreprise Adaptée agréée
✓ Conformité RGPD, sécurisation des données et hébergement en France
Critère
Agrément Entreprise Adaptée (DREETS)
Prestataire généraliste
Non, pas de valorisation OETH
Entreprise Adaptée agréée
✓ Sous-traitance déductible : AGEFIPH / FIPHFP
Critère
Modèle de gouvernance contractuelle
Prestataire généraliste
Prestation standard, indicateurs limités
Entreprise Adaptée agréée
✓ Engagement de service (SLA), comité trimestriel
Les critères qui distinguent un vrai partenaire d'externalisation
Quatre marqueurs concrets permettent de séparer un opérateur généraliste d'une entreprise adaptée agréée capable de piloter vos visites médicales multisites.
-
Références multisites vérifiables
La capacité à coordonner plus de 4 000 lieux de visites SPSTI sur le territoire et dans les DOM/TOM conditionne la qualité du suivi en temps réel pour les groupes multisites (industrie, banque/assurance, retail, distribution, services). Exigez des références chiffrées et nommées : nombre de sites, nombre de SPSTI, effectif, pilotage et reporting.
-
Prestation de services
Un prestataire qui pilote vos visites médicales à l'aide de tableurs Excel ou d'un outil générique ne peut garantir ni un suivi en temps réel, ni une traçabilité complète des actions. S'appuyer sur un logiciel dédié au pilotage des visites médicales multisites constitue un véritable gage de qualité, de conformité et de pérennité du service.
-
Sécurisation et souveraineté des données
Les données traitées dans le cadre de la gestion des visites médicales constituent des données sensibles. À ce titre, leur traitement doit garantir une conformité stricte au RGPD, avec des mesures de sécurité adaptées à leur niveau de criticité. Leur hébergement doit être assuré sur des serveurs localisés en France, afin de respecter les exigences de souveraineté nationale et de maîtrise des données.
-
Agrément Entreprise Adaptée
L'agrément DREETS constitue un avantage différenciant. En confiant vos prestations à une Entreprise Adaptée, vous pouvez valoriser vos dépenses dans le cadre de l'OETH. À qualité de service équivalente, cette approche optimise le coût global de vos prestations tout en renforçant votre politique d'inclusion.
Le différenciateur Amploi Amploi : l'externalisation des visites médicales
Amploi : l'externalisation des visites médicales
avec le double bénéfice OETH
Amploi est une entreprise adaptée, agréée par la DREETS, et éditrice d'une prestation de services dédiée au pilotage des visites médicales obligatoires en entreprise.
Dans un contexte multisites, le bénéfice OETH se cumule au gain opérationnel : une prestation VigiScope, une seule plateforme collaborative, un interlocuteur unique pour tous vos SPSTI.
- Synchronisation SIRH au fil de l'eau (Workday, SAP SuccessFactors, Sage, Cegid)
- Alertes graduées 90 / 60 / 30 jours + escalade automatique
- Pilotage multisites : vue consolidée groupe + drill-down par entité
- GED intégrée : avis d'aptitude horodatés et traçables, accessibles 24/7
- Conformité audit-ready : exports inspection du travail / URSSAF en un clic
Pourquoi Amploi
Une externalisation des visites médicales, trois bénéfices cumulés.
Agrément Entreprise Adaptée
Délivré par la DREETS, l'agrément distingue Amploi de tout prestataire généraliste : implantés à Beauvais et Cergy, nous employons 75 % de personnes en situation de handicap. Confier vos visites médicales à une entreprise adaptée agréée, c'est financer un impact social mesurable tout en déléguant une obligation légale.
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Double bénéfice OETH
Le calcul est simple : montant facturé × coefficient légal de déduction (30 %) = déduction sur votre contribution AGEFIPH. À budget de prestation équivalent, le coût net employeur d'une externalisation des visites médicales confiée à une entreprise adaptée agréée est significativement réduit, à conformité strictement identique.
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Pilotage multisites
Sur un parc multisites, le bénéfice OETH se cumule au gain opérationnel : une prestation VigiScope, une seule plateforme logicielle, un interlocuteur unique pour tous vos SPSTi, et une vue consolidée groupe avec drill-down par entité. La conformité visites médicales employeur cesse d'être un risque diffus pour devenir un flux piloté, audit-ready en permanence.
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Questions fréquentes
Questions fréquentes sur l'externalisation
Pourquoi externaliser les visites médicales ?
L'externalisation des visites médicales permet aux équipes RH de déléguer une tâche chronophage (planification, convocations, relances SPSTI, contrôle de factures) à un prestataire spécialisé. Elle garantit la conformité légale, réduit les risques de non-conformité et libère du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée.
Combien coûte l'externalisation des visites médicales ?
Le coût d'une prestation d'externalisation des visites médicales dépend du volume de salariés, du nombre de sites et du périmètre confié. Un diagnostic préalable permet d'établir un devis personnalisé.
Comment l'externalisation à une entreprise adaptée valorise-t-elle l'OETH ?
En tant qu'entreprise adaptée agréée, Amploi vous permet de déduire une partie du montant de vos factures de sous-traitance de votre contribution AGEFIPH (OETH). Ce mécanisme légal réduit votre contribution handicap tout en vous offrant une gestion professionnelle de vos visites médicales.
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Nos experts analysent votre situation en 48 h : effectifs, sites, SPSTI rattachés, échéances à venir et marge de déduction OETH activable.
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